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电话礼仪.pptx

  • 2021-01-19
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电话礼仪 商务礼仪与职业形象电话礼仪要素 电话电话礼礼 仪仪要素要素 时时空空 选择选择 通通话话 内容内容 时间时间 控制控制 语语气气 态态度度打电话礼仪 • 打电话步骤 • 时间选择 • 空间选择 • 长度控制 • 挂机顺序 • 其他细节接电话礼仪 • 接电话步骤 • 电话铃响多久接听? • 如何作自我介绍? • 如何控制通话时间? • 如何替人接电话? • 正和人交谈如何接电话? • 遇到拨错电话怎么办? • 投诉电话处理技巧移动电话礼仪 • 规范的使用 • 文明的使用 • 礼貌的使用 • 安全的使用打电话礼仪接电话步骤 • 拨出电话 • 自我介绍 • 确定对方及问候 • 说明来电事项 • 再汇总确认 • 礼貌地结束谈话 • 挂断电话 时间选择 •• 一般而言,早上一般而言,早上77点前、晚上点前、晚上1010点后、午点后、午 休休时间时间及用餐及用餐时间时间,不适宜打商,不适宜打商务电话务电话;; •• 尽量避开尽量避开对对方通方通话话高峰高峰时间时间、、业务业务繁忙繁忙时时 间间、生理、生理厌厌倦倦时间时间,具体而言,具体而言为为周一上午、周一上午、 周五下午及工作日上班的前两个小周五下午及工作日上班的前两个小时时;; •• 他人私人他人私人时间时间、、节节假日及休息日尽量避免假日及休息日尽量避免 拨拨打打电话电话,如有需要可考,如有需要可考虑虑以短信形式替以短信形式替 代;代; •• 给给海外人士打海外人士打电话电话,先要了解一下,先要了解一下时时差;差; •• 社交社交电话电话最好在工作之余最好在工作之余拨拨打。打。空间选择 • 一般而言,工作一般而言,工作电话电话在在办办公室内打,公室内打, 私人私人电话电话在家中打;在家中打; • 在在电电影院、音影院、音乐厅乐厅、、剧剧院等公众院等公众场场合合 无无紧紧急情况不要急情况不要拨拨打打电话电话;; • 拨拨打打电话时电话时,要同,要同时时考考虑虑及留意及留意对对方方 接听接听电话电话所所处处的空的空间环间环境;境; • 谈论谈论机密或敏感的商机密或敏感的商业问题业问题,,应应在保在保 密性密性强强、安静的、安静的环环境中境中拨拨打打电话电话,且,且 在接通后在接通后询问对询问对方是否方便。方是否方便。长度控制 • 通通话话三分三分钟钟原原则则::长话长话短短说说、、废话废话不不 说说、无、无话话不不说说;; • 打通打通电话电话后首先后首先应该应该自自报报家家门门,而不,而不 是是询问对询问对方姓名;方姓名; • 尊重他人和自己的尊重他人和自己的时间时间,打重要,打重要电话电话 前养成列出提前养成列出提纲纲、打好腹稿的好、打好腹稿的好习惯习惯;; • 如在他人私人如在他人私人时间时间及繁忙及繁忙时间时间打打电话电话,, 通通话话后首先要向后首先要向对对方表示歉意。方表示歉意。挂机顺序 •• 长辈长辈晚晚辈辈通通电话电话,, •• 长辈长辈先挂机;先挂机; •• 上司下属通上司下属通电话电话,, •• 上司上司先挂机;先挂机; •• 男士女士通男士女士通电话电话,, •• 女士女士先挂机;先挂机; •• 打打电话请电话请人帮忙人帮忙,, •• 求人求人者后挂机。者后挂机。其他细节 •• 听听对对方方讲话时讲话时不能沉默,否不能沉默,否则则很容易引起很容易引起 误误解;解; •• 与与话话筒保持适当距离,筒保持适当距离,说话说话声音柔和、音声音柔和、音 量适中;量适中; •• 需要向需要向对对方留言方留言时时,勿忘留下自己的,勿忘留下自己的电话电话 号号码码;; •• 除非是除非是电话电话会会议议,其他,其他场场合尽量不要使用合尽量不要使用 免提功能;免提功能; •• 没人能没人能够够一心二用,在打一心二用,在打电话时电话时不要再同不要再同 他人交他人交谈谈。。接电话礼仪接电话步骤 •• 铃铃声响起声响起 •• 拿起听筒拿起听筒 •• 报报出名字及出名字及问问候候 •• 确确认对认对方名字方名字 •• 询问询问来来电电事事项项 •• 再再汇总汇总确确认认来来电电事事项项 •• 礼貌地礼貌地结结束束电话电话 •• 挂断挂断电话电话电话铃响多久接听? •• 不要在不要在铃铃声第一次响起声第一次响起时时就接听就接听电话电话;; •• 也不要太久接听也不要太久接听电话电话,遵守,遵守铃铃响不响不过过三声三声 原原则则;; •• 无特无特别别情况情况时时,不要,不要让让他人代听他人代听电话电话;; •• 铃铃响很久才接听,通响很久才接听,通话话前向前向对对方致歉。方致歉。如何作自我介绍? •• 礼貌性的礼貌性的应应答:答:““您好您好””、、““早上好早上好””或或 ““中午好中午好””;; •• 确确认认接通的是什么公司或部接通的是什么公司或部门门,如,如““ 这这里是里是飞鸿飞鸿网网络络””;; •• 表明自己身份并确表明自己身份并确认电话认电话收听者的身收听者的身 份;份; •• 提供帮助。如:我能帮您做点什么?提供帮助。如:我能帮您做点什么? •• 做自我介做自我介绍时应该绍时应该一气呵成,一气呵成,单单位、位、 部部门门及姓名一起及姓名一起报报。。如何控制通话时间? •• 时间时间很很紧紧,却被一个,却被一个电话缠电话缠住住时时,,应应 该该直接真直接真诚诚地地说说出出缘缘由。表明你有多由。表明你有多 长时间长时间或或时间时间有限,然后尽快有限,然后尽快说说完;完; •• 没有太多没有太多时间时间通通话时话时,可提前,可提前给对给对方方 提示。如需要更多的提示。如需要更多的时间时间,可商定下,可商定下 次次电话电话的的时间时间,,赢赢得得对对方理解,并当方理解,并当 场场定好定好时间时间;; •• 接接电话请电话请人等待人等待时时,,应应解解释释原因,原因,询询 问问是否可以等待并是否可以等待并获获得确得确认认。重新接。重新接 电话时应电话时应感感谢对谢对方。方。如何替人接电话? •• 告告诉对诉对方他要找的人不在;方他要找的人不在; •• 客气客气询问对询问对方姓名或公司(方姓名或公司(单单位)名位)名 称;称; •• 询问对询问对方是否需要帮忙,如有事情需方是否需要帮忙,如有事情需 转转达达时时注意做好注意做好记录记录;; •• 记录记录要点:要点:对对方姓名、公司名称、方姓名、公司名称、电电 话话、来、来电时间电时间日期、日期、询问询问内容。内容。 •• 特特别别要求;答复重点(如要求;答复重点(如报报价、邀价、邀约约 来来访访等),是否等),是否还还需回复需回复。。正和人交谈如何接电话? •• 正和人交正和人交谈时谈时来来电话电话了,要不要接听了,要不要接听 ?? •• 对对方属于异常健方属于异常健谈兴奋谈兴奋型,型,该该如何如何处处 理理??遇到拨错电话怎么办? •• 客气向客气向对对方指明方指明电话拨错电话拨错;; •• 立即将自己立即将自己电话电话号号码码重复一遍;重复一遍; •• 确确认对认对方方拨错电话拨错电话后,善意后,善意询问对询问对方方 是否需要帮忙是否需要帮忙。。投诉电话处理技巧 •• 平定情平定情绪绪 –– 耐心聆听耐心聆听 –– 平服情平服情绪绪 –– 真真诚诚致歉致歉 –– 主主动动表示解决表示解决问题问题的的态态度度 •• 解决解决问题问题 •• 愉快愉快结结束束通通话话移动电话礼仪规范的使用 •• 在在办办公区内接手机公区内接手机时时,尽量,尽量压压低声音;低声音; •• 不要在非工作不要在非工作时间时间致致电电客客户户手机,如手机,如 需要也不需要也不过过早早//晚;晚; •• 在公共在公共场场合,要养成将手机关机或合,要养成将手机关机或调调 为为震震动动的良好的良好习惯习惯;; •• 不要在大庭广众之前不要在大庭广众之前频频拨频频拨打打电话电话和和 连续连续接听接听电话电话;; •• 主持或参加会主持或参加会议议期期间间需要接听需要接听电话电话,, 要向他人表示歉意要向他人表示歉意 ;; •• 用手机接听私人用手机接听私人电话时电话时,尽量回避到,尽量回避到 不影响其他人的地方。不影响其他人的地方。文明的使用 •• 女士手机不挂胸前,男士手机不挂腰女士手机不挂胸前,男士手机不挂腰 间间;; •• 使用手机拍照使用手机拍照别别人,要先得到他人同人,要先得到他人同 意;意; •• 逢年逢年过节发过节发送短信祝福送短信祝福时时,要注意署,要注意署 名;名; •• 普通朋友普通朋友间发间发送手机短信,注意送手机短信,注意别别““ 过过火火””;; •• 异性朋友异性朋友间发间发送手机短信,注意送手机短信,注意别别““ 玩火玩火””。。礼貌的使用 •• 手机常因没手机常因没电电、信号不好而出、信号不好而出现现通通话话 中断;中断; •• 通通话过话过程中程中电话电话突然中断,地位低的突然中断,地位低的 人或人或拨拨出出电话电话者者应该应该要把要把电话电话首先打首先打 回去;回去; •• 电话电话再次再次拨拨通后要向通后要向对对方表示歉意;方表示歉意; •• 如通如通话话效果仍然不行,可效果仍然不行,可约约定定时间时间再再 次打次打电话给对电话给对方。但一定要注意不能方。但一定要注意不能 将主次、尊卑将主次、尊卑顺顺序序转换转换;; •• 任何任何时时候,切掉候,切掉别别人人电话电话都是非常不都是非常不 礼貌的行礼貌的行为为。。安全的使用 •• 移移动电话动电话不适宜不适宜传递传递重要商重要商业业信息;信息; •• 乘坐乘坐飞飞机机时时,要将移,要将移动电话动电话关机;关机; •• 加油站、病房等加油站、病房等场场合内不使用手机;合内不使用手机; •• 开开车车时时尽量不尽量不使用使用移移动电话动电话;; •• 一般情况下,不要借用他人手机,更一般情况下,不要借用他人手机,更 不要将手机借不要将手机借给给陌生人使用;陌生人使用; •• 对对于陌生人短信和各于陌生人短信和各类诈骗类诈骗性性质质的手的手 机信息,要机信息,要时时刻保持高度刻保持高度警惕。警惕。 查看更多

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